Verzuim per maand

Het rapport Verzuim per maand geeft een overzicht van het ziekteverzuimpercentage (ZVP) per maand gespecificeerd op bedrijfs- en afdelingsniveau. Via het tabblad Rapportage kun je kiezen voor de button Rapporten. In het dropdownmenu onder het kopje Rapport kun je kiezen voor het rapport Verzuim per maand, mits deze rapportagemogelijkheid aanstaat in de rol.

In dit artikel wordt dit rapport stapsgewijs uitgelegd.

• Voorformulier
• Filter opslaan
• Rapport genereren
• Output
• Output exporteren
• Berekening ziekteverzuimpercentage

Voorformulier

In het voorformulier kunt u een selectie maken van de data die u wenst uit te draaien middels het rapport Verzuim per maand.

Periode
Bij de periode vul je de periode in waarover je een uitdraai wil maken. Het betreft de Periode van en de Periode tot'datum. Als je over geheel 2015 het rapport wenst uit te draaien, kies dan voor 01-01-2015 tot 01-01-2016. Door op de kalenderbutton te klikken, kun je met een muisklik de data selecteren.

Selectiecriteria
Bij dit onderdeel kun je kiezen over welke populatie je de verzuimcijfers wenst uit te draaien. Dit kan op basis van bedrijf of groep. Bij 'Type selectie' kun je een keuze maken uit beide opties.

Je kunt alleen kiezen voor 'Groep' als er daadwerkelijk groepen zijn ingericht onder Applicatie instellingen en Groepsbeheer. Als er geen groep is ingericht, wordt de optie niet getoond in de rapportgenerator.

Vervolgens selecteer je de gewenste holding/bedrijf/afdeling(en)/werknemer(s). Dit doe je door in de kolom op de naam van het onderdeel te klikken, zodat de bedrijfsstructuur verder naar rechts wordt uitgeklapt. Als je de gehele holding inclusief alle onderliggende onderdelen wil uitdraaien, hoeft je enkel op het witte bolletje achter de holdingnaam aan te vinken.

Voor een specifiekere selectie kun je vinkjes plaatsen bij het gewenste onderdeel. Als je een vinkje plaatst voor de bedrijfsnaam, worden meteen alle afdelingen meegenomen. Mocht je bijvoorbeeld alleen een aantal willekeurige afdelingen tegelijk willen uitdraaien, hoef je alleen vinkjes voor de desbetreffende afdelingen te plaatsen (zie voorbeeld hieronder). Dan geldt wederom dat meteen alle werknemers van deze afdelingen worden meegenomen in de verzuimcijfers.

Door bij 'Type selectie' te kiezen voor 'Groep', hoef je daarna alleen de gewenste groep(en) te selecteren door een vinkje te plaatsen. De cijfers worden berekend op de populatie zoals dit bij het groepsbeheer ingericht staat. 

Rapportopties

De eerste rapportoptie is de keuze om bedrijven met beëindigde contracten mee te nemen in de berekening. Bij het aanvinken van de optie, worden bedrijven met beëindigde contracten hierin meegenomen. Of een bedrijf een beëindigd contract heeft, kun je nakijken bij de bedrijfsgegevens (mits deze optie aanstaat in de rol).

Als laatste kun je de keuze maken welke protocollen je wenst mee te nemen in de berekening. Je hebt de keuze uit het protocol Ziek, Zwanger en Ziek a.g.v. zwangerschap. Het is de bedoeling dat hier minstens één optie is aangevinkt, standaard staat alleen het protocol ziek aangevinkt.

Filter opslaan

Om het makkelijker te maken om hetzelfde rapport met dezelfde selectiecriteria vaker uit te draaien, is het mogelijk om dit als filter op te slaan. Vul dan het gehele voorformulier in en kiest daarna rechts onderin voor de button Filter opslaan.

In de pop-up kun je een naam geven aan het filter en kiezen voor 'Opslaan en sluiten'.

Na het opslaan kun je eenvoudig het filter openen door het linksonderin aan te klikken.

Als de button blauw is (zoals hierboven), is het filter geselecteerd. Als het filter is gedeselecteerd, wordt de button in een witte kleur getoond (zoals hieronder).

Het filter kun je legen door te kiezen voor de button 'Legen' rechts onderin het beeldscherm.

Rapport genereren

Zodra je de gewenste selectie hebt gemaakt, kun je het rapport gaan genereren. Klik hiervoor op de genereerbutton rechts bovenin.

Grote rapporten worden in de wachtrij gezet. Na het generen krijg je de mogelijkheid om het rapport een naam te geven, na het invoeren en opslaan kom je direct terecht in de wachtrij. 

In de wachtrij kun je de status zien. Hieronder zie je 2 rapporten die al beschikbaar zijn, je kunt daar dan klikken op inzien zodat het rapport op jouw scherm wordt getoond. Rapporten die wel direct worden getoond zijn ook zichtbaar via de wachtrij.

Let op! Het genereren van de output kan even duren, afhankelijk van de grootte van de populatie. Wij adviseren om ondertussen niet in de browser te klikken, maar geduldig af te wachten tot de output op het scherm wordt getoond. Zo voorkom je dat de browser vastloopt.

Output

Met de output wordt de uitkomst van het rapport bedoeld. Stap voor stap wordt in onderstaande beschrijving weergegeven wat er precies wordt bedoeld.

Rapportgegevens

Rapportnaam
Naam van de geselecteerde rapportagemogelijkheid.

Afgedrukt op
Datum waarop het rapport is gegenereerd.

Verslagperiode
De gekozen verslagperiode (zie ook 1.1 Periode).

Structureel Functioneel Beperkt
Ja. Output is standaard inclusief medewerkers met een SFB-status.

Ziek
Ja/Nee. Protocol Ziek wordt wel/niet meegenomen in de output (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).

Zwanger
Ja/Nee. Protocol Zwanger wordt wel/niet meegenomen in de output (gekozen in het voorformulier bij 1.3 Rapportopties).
Adoptie
Nee. Protocol Adoptie wordt nooit meegenomen in deze rapportagemogelijkheid.

Donor
Nee. Protocol Donor wordt nooit meegenomen in deze rapportagemogelijkheid.

Ziek a.g.v. zwangerschap
Ja/Nee. Protocol ziek a.g.v. wordt wel/niet meegenomen in de output (gekozen in het voorformulier bij Rapportopties).

Cijfers per bedrijf/afdeling

Rapportnaam
Naam van de geselecteerde rapportagemogelijkheid.

Afgedrukt op
Datum waarop het rapport is gegenereerd.

Verslagperiode
De gekozen verslagperiode (zie ook 1.1 Periode).

Afdeling
Per afdeling wordt het ziekteverzuimpercentage per maand berekend binnen de geselecteerde verslagperiode.

Bedrijfstotaal
Bij het bedrijfstotaal wordt het ziekteverzuimpercentage van het gehele bedrijf per maand berekend binnen de verslagperiode.

Totaal
Totale ziekteverzuimpercentage (op afdelingsniveau en bedrijfsniveau) binnen de verslagperiode.

Output exporteren

Het is mogelijk om de output uit te draaien in een PDF-, Excel- en/of Word-bestand. Zodra de cijfers worden getoond op het  beeldscherm na het genereren van de selectie, kun je kiezen voor de button 'Resultaat exporteren' rechts bovenin het scherm.

In de pop-up kies je naar welke extensie je het resultaat wil exporteren.

Door te kiezen voor 'Afdrukken' wordt er direct een printopdracht naar de printer verstuurd. Als je kiest voor 'E-mail versturen' krijg je een pop-up met de maileditor om het bestand direct te kunnen mailen. Bij het Exporteren naar Adobe PDF, Microsoft Word of Microsoft Excel wordt het bestand gedownload naar de computer. 

Berekening ziekteverzuimpercentage

Het verzuimpercentage (ZVP) geeft aan welk deel van de arbeidscapaciteit in een bepaalde periode wegens verzuim verloren is gegaan. Dit is de meest gebruikte maat om het verzuim binnen een bedrijf of organisatie te typeren. De formule is gebaseerd op de richtlijnen van het Centraal Bureau voor de Statistiek.

ZVP = (Het totaal van de verzuimde dagen in periode t / Potentieel beschikbare dagen in periode t) x 100%.

De vaststelling van het verzuimpercentage gebeurt op basis van alle ziektegevallen die zich in de verslagperiode voordoen (dus niet op basis van nieuwe of beëindigde gevallen). Alleen de dagen die binnen de verslagperiode vallen, moet men meerekenen. Betreft het verzuim niet de gehele werktijd, dan moet men het aantal verzuimde dagen vermenigvuldigen met de proportie van de werktijd dat men ziek is. Ook moet men de (zieke) werknemers meerekenen van wie het dienstverband tijdens de verslagperiode begint dan wel eindigt. Om de noemer van het verzuimpercentage te kunnen vaststellen, wordt het aantal FTE in de verslagperiode gebruikt.

Verzuimdagen die worden meegenomen bij de berekening van het verzuimpercentage (1e ziektejaar en 2e ziektejaar) voor bijvoorbeeld het kalenderjaar 2015.