Om brieven en formulieren vast te kunnen leggen in VerzuimSignaal kunnen documenten worden gebruikt. Bestanden (documenten) kunnen vanaf een computer worden ge-upload naar VerzuimSignaal, of ze kunnen in de applicatie worden aangemaakt. Deze documenten hebben meestal een standaardopmaak en/of indeling, denk hierbij bijvoorbeeld aan een uitnodigingsbrief voor een consult bij de bedrijfsarts.
VerzuimSignaal biedt ook de mogelijkheid notities vast te leggen, zie hiervoor het artikel Notities toevoegen.
Alle documenten en notities die bij een dossier horen zijn terug te vinden in het tabblad "Dossier". Bij documenten onderscheiden we twee soorten documenten: Systeemdocumenten en Eigen documenten, zij zijn onder kopjes met deze namen terug te vinden in het tabblad "Dossier".
Systeemdocumenten zijn documenten die vanuit VerzuimSignaal zijn gegenereerd. Het is niet mogelijk om zelf systeemdocumenten aan te maken. Voorbeelden hiervan zij bijvoorbeeld UWV-formulieren.
Het is mogelijk een document geheel zelf in te delen bij het aanmaken, maar meestal hebben documenten een vaste opmaak en/of indeling. Deze kan door middel van een sjabloon worden voorgedefinieerd. Zie voor meer informatie het artikel Sjabloongenerator.
In alle dossiers kunnen documenten in het tabblad "Dossier" worden aangemaakt:
Door op de nieuw documentknop 
te klikken, verschijnt het documentscherm. Er bestaan hier twee mogelijkheden: Of u uploadt een document vanaf uw computer, of u stelt zelf een document samen (eventueel met gebruik van een sjabloon).
Als je een document uploadt, wordt de naam van het ge-uploadde document automatisch overgenomen in het veld "Naam document". Desgewenst kan nog extra tekst in het tekstvak onder de uploadfunctionaliteit worden getypt.
Als je zelf een document aanmaakt dien je een naam op te geven. Optioneel kan in het veld "Sjabloon" worden gekozen welk documentsjabloon wordt gebruikt, bijvoorbeeld "Uitnodigingsbrief bedrijfsarts". VerzuimSignaal bevat geen standaardsjablonen, deze dienen in het beheer van de applicatie te worden ingesteld.
Als er geen sjablonen door jouw organisatie worden gebruikt dient de indeling van het document in het tekstvak gemaakt te worden met behulp van de opmaakmogelijkheden.
Onderin het documentscherm kan worden aangeven welke andere gebruikers dit document mogen inzien en/of wijzigen. VerzuimSignaal biedt standaard een aantal documentinzichtelijkheden, deze kunnen worden aangepast en/of uitgebreid. Zie voor meer info het artikel inzichtelijkheid-documenten.
Na het opslaan van het document wordt dit getoond in het tabblad "Dossier".
In bovenstaande voorbeeld zowel het overzicht Documenten - Systeem met daarin een UWV document als het overzicht Documenten - gebruiker met daarin een voorbeeld van een eigen document.
Door op de documentnaam te klikken, opent het documentvenster en kan het document indien de rolinstellingen dit toelaat worden gemuteerd.
Door op de bestandsnaam te klikken (onder het kopje "Bestand") opent de eventuele bijlage die ge-upload is. Deze kan ook vanuit het documentvenster worden geopend.
Documenten kunnen, naast losse bestanden, ook onderdeel van een taak in een verzuimprotocol zijn. Bij bijvoorbeeld de taak "Plan van Aanpak opstellen" hoort het document "Plan van Aanpak". Een dergelijk systeemdocument wordt zichtbaar op het moment dat de bijbehorende taak wordt opengeklapt om de subtaken zichtbaar te maken. Door op de naam van het document te klikken opent het document/formulier en kan het worden ingevuld.
UWV documenten zijn een aparte categorie documenten en worden besproken in een apart artikel uwv-documenten-toevoegen.
Let op! Bestanden mogen maximaal 8 mb groot zijn. De volgende bestandextenties kunnen toegevoegd worden aan verzuimdossiers:
- 'csv',
- 'doc',
- 'docm',
- 'docx',
- 'dot',
- 'dotx',
- 'eml',
- 'gif',
- 'jpeg',
- 'jpg',
- 'msg',
- 'ods',
- 'odt',
- 'oft',
- 'one',
- 'oxps',
- 'pdf',
- 'png',
- 'ppt',
- 'pptm',
- 'pptx',
- 'rtf',
- 'txt',
- 'vcf',
- 'xls',
- 'xlsb',
- 'xlsm',
- 'xlsx',
- 'xlt',
- 'xps',
- 'bmp',
- 'pages',
- 'dat'