In VerzuimSignaal kun je automatische e-mail signalen laten versturen naar jouw gebruikers wanneer er bijvoorbeeld een ziekmelding is gedaan of een notitie of document is toegevoegd aan een dossier.
Deze e-mail signalen hebben een standaard tekst/format.
Met de functionaliteit Signaal teksten kun je zelf de standaard tekst van een e-mail signaal aanpassen of uitbreiden. In dit artikel leggen we uit hoe je dit kunt uitvoeren.
Het artikel bestaat uit de volgende onderdelen:
- Signaal tekst aanmaken
- Een signaal tekst toevoegen aan een bestaand e-mail signaal
- Unieke sleutel gebruiken in signaal teksten
Signaal tekst aanmaken
1. Ga met uw muis naar uw accountnaam rechtsboven VerzuimSignaal. In het menu wat getoond wordt klikt u op Applicatie instellingen.
2. Scroll naar beneden tot aan het onderdeel Signalering en klik vervolgens op Signaal teksten.
Een lijst met eventueel eerder aangemaakte signaal teksten wordt getoond.
3. Klik rechts bovenin het overzicht op de groene plus om een nieuwe eigen signaal tekst in te voeren.
Het onderstaande formulier wordt getoond.
4. Geef uw eigen signaal tekst een naam. Bijvoorbeeld 'Eigen tekst nieuwe documenten'.
5. Kies het signaal waarvan u de tekst wilt aanpassen. In ons voorbeeld is dat het signaal Verzuim - Aangemaakte eigen documenten.
Wanneer u een signaal heeft gekozen wordt de tekst van het signaal wat u kunt beheren getoond in de tekst-editor.
6. Schrijf in de tekst-editor uw aanpassing.
| LET OP: Bepaalde gegevens in een signaal worden automatisch gevuld door de applicatie. Denk hierbij aan de naam van de werknemer, de naam van een document en de naam van de werkgever. Deze sjabloontags worden in blokhaken weergegeven in de tekst-editor. Wij raden aan om deze blokhaken niet uit uw signaaltekst te verwijderen om de informatie in uw signaal zo volledig mogelijk te houden. |
| De sjabloontags verschillen per signaal en per signaal zijn alleen de vooraf bepaalde sjabloontags beschikbaar. Het is dus niet mogelijk om in alle signaal teksten alle sjabloontags te gebruiken. |
7. Klik op de diskette om uw eigen signaal tekst op te slaan.
Een signaal tekst toevoegen aan een bestaand e-mail signaal
1. Ga naar Applicatie instellingen en klik binnen het onderdeel Signalering op Signalen.
Een lijst met ingerichte e-mail signalen wordt getoond.
2. Zoek het signaal op waarvoor u een eigen tekst heeft aangemaakt. In ons voorbeeld is dat het signaal Verzuim - aangemaakte eigen documenten. Open dit signaal.
3. In de instellingen van het signaal kunt u bij het onderdeel Signaal tekst uw eigen tekst selecteren.
4. Klik rechts bovenin het formulier op de diskette om de instellingen van het signaal op te slaan.
Wanneer een gebruiker een document toevoegt aan een dossier en u ontvangt hier een automatisch e-mail signaal van, dan wordt de eigen tekst in de e-mail weergegeven.
Unieke sleutel gebruiken in signaal teksten
Het is mogelijk de unieke sleutel van de werknemer uit Visma Verzuim VZS toe te voegen aan een eigen signaaltekst. Door gebruik te maken van de zogenaamde 'vervang-tag' [5] is dit mogelijk. De unieke sleutel van de werknemer wordt bij gebruik van deze ‘tag’ getoond in het signaal. Dit nummer kan gebruikt worden als vervanging van het personeelsnummer. Door deze toevoeging kun je eenvoudig onderscheid maken tussen verschillende werknemers.